如果你还在用传统表格来做项目管理、门店管理、数据汇总…
你值得了解一下企业微信新版本全面升级的「智能表格」，它能帮你成倍节约工作时间。

什么是「智能表格」？

智能表格，是比传统表格更强大的数据管理工具。
传统的表格只能静态地记录数据。而智能表格不仅能动态地收集数据，还能以不同视图展示数据，能根据变化触发自动流程，并能通过开放接口与企业其他应用数据打通。
举个例子，很多企业都会做的“产品研发”项目管理，通常会涉及到用户调研、设计、开发、测试等多个环节，需要跨部门合作，而且每个人手上都有多项任务。
过去，要对齐项目进度，都要靠开进度会或在各种群里询问，效率很低，信息还容易失真或遗漏。
现在，使用智能表格，每位项目成员只需要在智能表格中输入自己的进展，无需专人手动汇总，项目负责人就可以通过多个视图，多维度地查看项目不同模块、不同人员、不同阶段的进展。而智能表格的「仪表盘」就是一个“数据总看板”，能一眼看到项目进展哪里慢了；遇到进展滞后，智能表格还能触发自动流程，主动拉群，提醒相关人员风险和推动处理。而且智能表格还能通过 API 接口，与企业已有的数据系统打通，避免重复填写。
那么，智能表格在哪里呢？点击企业微信「文档」，在上方功能栏里就可以找到「智能表格」了。点击企业微信「文档」，在上方功能栏里就可以找到「智能表格」了。

智能表格怎么填？

◎ 填写很简单，就像填表一样

填写智能表格，和填写普通表格没什么区别，也是按照设置好的表头，一行行在每个格子里填入信息。

◎ 填写很方便，大家可以一起填

智能表格，还可以让很多人一起填；不仅能用电脑填，手机上也能随时随地填写。

比如管理全国各区域的销售业绩，总部就可以让不同区域的店长们，在同一张智能表格里，每天各自填写自己门店的订单数、销售额、目标达成情况等数据，不用专人手动汇总，所有人填写的内容，就会自动、实时呈现在表格里，每次打开都是最新版。

◎ 现在，智能表格还能通过表单填写

如果一线员工在外面跑，填表不是很方便，还能设置让他们用表单填写，就是像填问卷一样填写智能表格。比如外出巡店的巡店人员，在外面用手机打开一张表单，就能直接填写这个门店是否合格，并拍照上传，不容易填错单元格，填写的内容也能自动汇总到智能表格里。

智能表格怎么“看”？

信息都填好后，接下来，就可以借助智能表格的「视图」和「仪表盘」功能，让原本无序、繁杂的信息，自动呈现出各种各样的效果，更快速、清晰地获得信息背后的结论。

具体是什么样的效果呢？

就以项目管理为例。大家填好自己的任务后，项目负责人只要一键创建仪表盘，就能获得一张清晰呈现核心数据的“数据总看板”。可以直观地从数据层面了解项目的情况，比如有多少项目有延期风险，不同类型的任务分别花费了多少时间。

而且仪表盘里的数据是“活”的。原来的表格中，如果填入了新数据，仪表盘图表也会跟着自动更新。不仅如此，仪表盘在手机上也能随时查看。

下面手把手教你如何创建仪表盘：表格基本信息填写好后，点击智能表格左下角「仪表盘」-「添加图表」。就可以一键创建仪表盘了。

接下来，选择合适的图表类型，柱状图、饼图、折线图等等，并选择数据源。

比如可以生成一个饼状图，展示有多少比例的任务还未启动，多少比例的任务未完成，把握任务的整体进度情况。

在同一张仪表盘里，可以同时容纳饼图、折线图、数字卡等多张图表，只要通过简单的拖拉拽，就可以自由改变不同图表的大小、位置排布。

除了仪表盘，智能表格还可以多视图查看：可以通过创建不同「视图」，从不同维度查看数据。

像项目管理智能表格，就可以以人员分工、任务优先级、项目分工等维度进行呈现。比如，创建一个表格视图，按负责人分组，就能直观查看每个人负责哪些任务。

或是创建一个看板视图，按项目进度分组，就能看到哪些任务在正常进行，哪些还没开始。

还有项目管理必备的甘特视图，也可以1秒生成。

在任意一个视图里改了一个信息，其他视图里都会自动跟着更改。

比如在甘特视图中调整一个任务的优先级，这张智能表格中的其他视图下，这个任务的优先级也会跟着变化。

下面手把手教你如何创建更多视图：

点击智能表格上方「+」，就可以选择生成各种视图。比如项目管理表中，要按照人员分工查看事情的进度，可以新建一个「表格视图」，再点击「分组」，把「负责人」设为分组依据，就能获得一张，按照不同「负责人」自动排列任务的全新视图。

而填入每个任务的开始时间、截止时间，点击「+」-「甘特视图」，就能一键生成甘特图了。

教你一秒建好智能表格！

企业微信提供了很多实用的智能表格模板，比如项目管理表、订单管理表、库存管理表、工单管理表。

在企业微信-「文档」-「智能表格」中，创建智能表格时就能看到。模板打开，便自带仪表盘和多个常用视图，帮助更快上手。快创建一张智能表格试一试吧！

智能表格是个好伙伴
能主动提醒你进展

智能表格的智能还体现在，它就像项目负责人的助理，能主动去“提醒”大家完成工作。

这就是智能表格的「自动化」功能。不用写代码，就能实现自动提醒、自动填表、自动拉群等效果。

以项目管理为例。每项任务都有截止时间，如果想让智能表格自动提醒大家按时完成任务，只要在自动化流程里设置好「条件」——如果在截止日期前一天，对应负责人还没有在智能表格填写“已完成”——智能表格就自动向项目群里发消息，提醒该任务的负责人和项目PM关注。

具体怎么设置呢？

点击智能表右上角的「自动化」-「+空白流程」，将触发条件选择为「到达记录中的时间时」，设置当到达「任务截止时间」一栏中设置的日期时，就自动发送提醒消息到项目群。

除了项目管理，还有很多场景中可以用到自动化流程。比如工厂巡检，就可以实现，工人登记了设备故障，表格就自动给工人、维修人员和车间班长拉群，并在群里发送对应的维修通知；如果维修人员登记已维修完成，消息也能推送到群里。

智能表格是个多面手
能帮你管理很多事

除了项目管理，智能表格还可以应用于非常多的工作和业务场景。

比如，智能表格可以帮助零售品牌做巡店管理。巡检人员在门店里，打开手机，在智能表格表单里填写陈列是否合格，现场拍照贴入，总部管理者就能通过仪表盘，实时看到最新的门店巡检合格率，有异常情况还会主动通知管理者，管理者点击通知消息就能看到细节，不再需要专人整理、层层上报。

智能表格还可以用来帮助服务业做客户管理。销售人员可以把自己手上客户的签单情况、购买商品、金额填写进智能表格，店长就能通过不同看板，了解到哪些商品最好卖、全年的业绩完成度等等，而且这些都不用再去人工筛选、做图。

此外，智能表格还能应用于团队任务管理、供应链管理、门店日常运营管理、生产监控、库存管理等等各种事项。

智能表格“嘴很严”
精细权限全方位保护

用传统表格做客户管理表、销售业绩表等带有机密信息的表格时，表格发出去后，被转发给了谁、谁看过，就不可控了。

而智能表格是可以设置权限的，也就是谁能看、谁能编辑，根本不怕外传，无关人员收到表格也打不开。

不仅是可以对整张表格设置权限，智能表格里的每一行、每一列内容，都可以单独设置权限，也就是谁能看到或修改这一列数据。

也可以针对不同团队、不同岗位来设置，每个人能看什么、改什么，比如一张客户管理表格，可以设置让每个导购都只能看和写自己客户的信息，来保障数据不被篡改、机密不外泄。

如果担心多人编辑表格，很容易有人手滑把填好的数据误改，还可以设置每个人提交了数据后，那个数据就不能再修改。